El siguiente post se ha realizado a partir de la lectura del libro ‘¡Archívese!: Los documentos del poder, el poder de los documentos’ (Alianza editorial) del autor José Ramón Cruz Mundet. (isbn: 9788420639673).En este libro el autor deja claro que los documentos no se producen en el archivo, excepto los que se han producido a través de la gestión. Mundet distingue dos tipos de ingresos de documentos:
-Ordinarios: la transferencia se produce de forma ordenada y en un plazo de tiempo.
-Extraordinarios: estos no tienen un plazo de tiempo.
Mundet define la transferencia de fondos como: “el conjunto de procedimientos mediante los cuales la documentación es remitida de una etapa a otra del archivo, siguiendo el ciclo de vida de los documentos”. Y distingue dos modos de transferencia:
-Directa en masa: Se da cuando aparecen documentos olvidados. Mediante un acuerdo con su responsable administrativo, estos se meten en cajas por legajos y numeradas y se realiza una clasificación de ellas por duplicado, de tal modo que un ejemplar quedará en manos de los servicios administrativos que se enviará al archivo para su correcto tratamiento. Este sistema únicamente se usa por peligro de que los documentos puedan ser destruidos.
-Directa continua: Los documentos se envían al archivo mediante surgen. Esto pasa en pequeñas entidades donde es necesario que una persona se encargue de la documentación.
A continuación en el libro se exponen los principios generales para enviar la documentación al archivo y son: los procedimientos deben ser simples, asegurar la instalación y recuperación sencilla de los documentos, asegurar la instalación y recuperación sencilla, permitir la redacción posterior de la descripción, respetar y evidenciar su procedencia.
Tras esto se enumeran y explican los criterios para enviar la documentación al archivo:
1. La finalización de la tramitación. Sólo se transfieren expedientes conclusos.
2. La frecuencia de uso. Consiste en valorar el uso que los servicios administrativos hacen de los documentos.
3. Las dimensiones del sistema. Cuando el archivo que va a recibir las remesas están en el mismo edifico o cerca, es recomendable poner plazos de tiempo ajustados. Pero si se trata de servicios de grandes dimensiones conviene mantener lazos de tiempo amplios
2. La frecuencia de uso. Consiste en valorar el uso que los servicios administrativos hacen de los documentos.
3. Las dimensiones del sistema. Cuando el archivo que va a recibir las remesas están en el mismo edifico o cerca, es recomendable poner plazos de tiempo ajustados. Pero si se trata de servicios de grandes dimensiones conviene mantener lazos de tiempo amplios
A continuación el autor explica las operaciones que han de seguir los documentalistas con los documentos:
-Destruir los documentos inútiles que no formen parte del expediente desde el punto de vista legal
-Comprobar que los documentos están en orden y completos dentro del expediente
-Comprobar que los documentos están en orden y completos dentro del expediente
-Remitir la documentación en cajas de archivo a las que se les dará un número
Las hojas de remisión de fondos tienen una triple utilidad: jurídica, de gestión y de información.
Por último se hace una breve descripción sobre los ingresos extraordinarios, que serían:
1. Donación: consiste en la entrega por donación. No hace falta ninguna formalidad jurídica para recibirlo, salvo la redacción de un acta de entrega.
2. Legado: se realiza por manda testamentaria a ejecutar por los herederos.
3. Compra: es poco frecuente por falta de medios económicos.
4. Desintegración: es la devolución de documentos que han estado en manos de otras personas al archivo
5. Depósito: Es la entrega de una documentación por un tiempo indefinido. No implica transferencia de propiedad.
2. Legado: se realiza por manda testamentaria a ejecutar por los herederos.
3. Compra: es poco frecuente por falta de medios económicos.
4. Desintegración: es la devolución de documentos que han estado en manos de otras personas al archivo
5. Depósito: Es la entrega de una documentación por un tiempo indefinido. No implica transferencia de propiedad.
Pero para archivar y documentar se siguen unos pasos que son (estos los voy a desarrollar brevemente ya que se vieron con profundidad en clase):
1. Expurgo: debido a la gran cantidad de documentos estos tienen que reducirse conservando los verdaderamente útiles.
2. Valoración: Mundet lo define como: “la fase del proceso de expurgo destinada a descubrir, apreciar los valores inherentes a los documentos y su gradación. La valoración debe hacerse sobre la base de un conocimiento general de toda la documentación de una entidad, no sobre una base parcial"
3. Selección: La tarea por la cual se determina el destino de los documentos a partir de su valor, los plazos de tiempo límites para su conservación o destrucción y la modalidad empleada al efecto 4. Clasificación: “agrupar jerárquicamente documentos de un fondo mediante agregados o clases, desde los más amplios a los más específicos, de acuerdo con los principios de procedencia y orden y original".
5. Cuadro de clasificación: Mundet nos da la definición de M. Roberge: "una estructura jerárquica y lógica que refleja las funciones y actividades de una organización, un sistema que organiza intelectualmente la información y que permite situar los documentos en sus relaciones los unos con los otros para constituir eso que posee llama generalmente expedientes.”Ordenación: es una tarea material consistente en relacionar unos elementos con otros de acuerdo con un criterio establecido de antemano, bien sea la fecha, las letras del alfabeto, los números....
2. Valoración: Mundet lo define como: “la fase del proceso de expurgo destinada a descubrir, apreciar los valores inherentes a los documentos y su gradación. La valoración debe hacerse sobre la base de un conocimiento general de toda la documentación de una entidad, no sobre una base parcial"
3. Selección: La tarea por la cual se determina el destino de los documentos a partir de su valor, los plazos de tiempo límites para su conservación o destrucción y la modalidad empleada al efecto 4. Clasificación: “agrupar jerárquicamente documentos de un fondo mediante agregados o clases, desde los más amplios a los más específicos, de acuerdo con los principios de procedencia y orden y original".
5. Cuadro de clasificación: Mundet nos da la definición de M. Roberge: "una estructura jerárquica y lógica que refleja las funciones y actividades de una organización, un sistema que organiza intelectualmente la información y que permite situar los documentos en sus relaciones los unos con los otros para constituir eso que posee llama generalmente expedientes.”Ordenación: es una tarea material consistente en relacionar unos elementos con otros de acuerdo con un criterio establecido de antemano, bien sea la fecha, las letras del alfabeto, los números....
Francisco Jesús Varo Maldonado
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